Si tus huéspedes pagan en línea a la hora de realizar la reserva, verás la cantidad pagada como un prepago en la reserva. Desde el punto de vista contable, estos pagos anticipados se consideran como depósitos o garantías. Dependiendo de tu política de reservas, hay veces que el prepago puede ser reembolsado.

En cualquiera de los casos, estos pagos anticipados no deben considerarse como ventas finales sino hasta que se haya emitido un recibo o una factura, lo que usualmente ocurre a la hora del check-out.

¿Cómo puedo contabilizar los pagos anticipados?

Digamos que un huésped reserva una habitación en línea por un total de $ 100. Estás utilizando PayPal y solicitas 30% del prepago, por lo que el huésped paga $30. La reserva es creada en Sirvoy con un registro del prepago recibido.

  1. Al final del día (o mes), exportas un reporte de PayPal y se lo das a tu contador. El contador registra +$30 en el libro de cuentas de PayPal y anota que el dinero proviene del libro de cuentas de “Depósitos” en la contabilidad.
  2. Unos meses más tarde tu huésped ha llegado y está a punto de salir. Tu emites un recibo de ventas por $100. (Esto es cuando la venta real ocurre.)
  3. El prepago de $30 registrado en la reserva ahora se transfiere al recibo de caja y se utiliza como un “método de pago” para reducir el saldo adeudado. Así que el huésped sólo paga los $70 restantes.
  4. Al final del día, exportas un reporte contable de Sirvoy. Sobre la base de ese reporte, el contador registra los $100 de la venta, y acredita los $30 al libro de cuentas de “Depósitos” y los $70 a libro de cuentas de “Caja/ Efectivo”.

 En otras palabras, los prepagos recibidos a través de PayPal ( o cualquier otro proveedor de pago) se pueden registrar diariamente o mensualmente como una suma global, utilizando un libro de cuentas llamado “Depósitos” o similar. Una vez finalizada la venta, a menudo en el momento del check-out, el recibo de ventas se “paga” en parte o en su totalidad utilizando los fondos disponibles en el libro de cuentas de “Depósitos”.