PARTE II: Cómo elegir un sistema de gestión de propiedadades (PMS) en 2018

En un artículo reciente, enumeramos algunos de los mejores consejos para hoteleros que buscan un Sistema de gestión de propiedades (PMS). Ahora vamos a examinar algunas de las características más importantes que tu PMS necesitará para ayudarte a administrar tu propiedad de manera eficiente.

 

La comunicación es la clave

Todos estamos familiarizados con la frase anterior, pero nunca se había aplicado tanto a la industria de la hospitalidad. El gerente de un hotel necesita poder comunicarse tanto con el personal como con los huéspedes. Es vital que cuando un gerente o administrador actualiza su sistema de gestión de propiedades, la información se disemine con éxito a los departamentos pertinentes.

Nada es más importante para la administración que las estadísticas y los pronósticos, así que asegúrate de que la información del sistema sea útil y fácil de clasificar y extraer. Lo mismo puede decirse de los informes; busca la posibilidad de ejecutar informes preconstruidos y personalizados para extraer información crítica del sistema.

Asegúrate de poder exportar a diferentes formatos, no solo PDF. Esto ayudará a analizar datos de estadías anteriores y futuras, y te ayudará a desarrollar negocios aún mejores.

Visuales y pantalla

Puede parecer realmente obvio, pero es importante que te asegures de que estás satisfecho con la interfaz del software. En otras palabras, lo necesitas para proporcionar una experiencia amigable que permita al personal interactuar con el software de forma natural e intuitiva. Si no eres el unico que hara uso del sistema, recuerda que algunos usuarios serán más instruidos técnicamente que otros y necesitarán un sistema que funcione igual para todos. Con respecto a las imágenes, ejecuta primero las funciones más necesarias. Mira cómo se muestran las reservas y el proceso de check-in y chech-out. ¿Es simple pero funcional? La mejor herramienta en este caso sería un planificador de habitaciones que muestre toda la información a la vez. Si bien es fácil desviarse de muchas características sofisticadas, asegúrate primero de comprobar que el sistema ofrece soluciones excelentes para procedimientos comunes. Es muy probable que no uses todas las “campanas y silbatos” adicionales y, en última instancia, tu objetivo principal es ejecutar tu propiedad de manera más eficiente.

Otras cosas que ayudarán a lograr eso son la capacidad de almacenar información de los  clientes y rastrear a los huéspedes que regresan. También necesitarás flexibilidad para agregar y empaquetar extras en tus habitaciones para ofertas especiales, recargos o ventas superiores. Una función de limpieza es esencial para la gestión de las tareas diarias y debe ser accesible en teléfonos inteligentes y tabletas para verificar los informes de estado de la habitación. Esta información debe actualizarse en tiempo real para asegurarse de que sea actual y brinde información suficiente para el personal de limpieza. Los detalles sobre los huéspedes también deben obtenerse fácil y rápidamente. Las herramientas de asignación de habitaciones deben avisarte si ha cambiado un tipo de habitación o se ha hecho una sobreveventa.

Capacidad móvil

Para el software PMS tienes dos opciones. Puede ser un software instalado directamente en tus oficinas o uno basado en la nube. Muchos hoteleros están optando por el software basado en la nube por las siguientes razones.

  • Los costos iniciales son más bajos. El software basado en la nube no requiere accesorios costosos como sistemas de respaldo, servidores en el sitio y monitores adicionales. No se requieren tarifas de instalación, ya que no son necesarias visitas in situ. Las soluciones basadas en la nube incluyen las tarifas de mantenimiento y licencia requeridas y nunca tendrás que preocuparte por reemplazar equipos informáticos caros. Las actualizaciones también son gratuitas y forman parte de las tarifas de suscripción.
  • Esta tecnología moderna permite a los hoteleros ofrecer a sus huéspedes un excelente servicio al cliente desde su dispositivo móvil. Permite libertad de movimiento para los miembros del personal que pueden trabajar cómodamente en casa en lugar de trabajar hasta altas horas de la noche desde sus escritorios. La eficiencia operacional también se optimiza cuando se puede acceder al PMS de un hotel en un dispositivo móvil ya que la productividad aumenta cuando el personal está más comprometido.
  • Una vez que hayas encontrado tu sistema de gestión de propiedades perfecto, ¡ya estás listo para empezar! La implementación es inmediata y puedes comenzar a registrar habitaciones y aceptar reservas en solo unos minutos.
  • Por último, pero no menos importante, puedes estar seguro de que tus datos están seguros en la nube. El software basado en la nube utiliza encriptación para proteger los datos y almacenarlos de forma segura en firewalls y puertas de enlace de autenticación. Lo que esto significa para ti es que no tienes que preocuparte si te roban una computadora portátil o una de escritorio. Toda esta información está respaldada en la nube disponible para una recuperación rápida y completa. ¡Buenas noticias para ti y tus huéspedes!

Solo recuerda que si sigues esta ruta, necesitarás internet rápido y estable.

Soporte

Quizás uno de los servicios más importantes y más valiosos que tu proveedor debe ofrecer es una estructura de soporte competente y receptiva. Las preguntas y problemas surgirán de vez en cuando, por lo que necesitarás una red confiable de profesionales que estén allí para ayudarte. Los hoteles nunca cierran así que tu equipo de apoyo tampoco debe hacerlo, debes buscar un sistema que esté disponible las 24 horas, los 7 días de la semana. La tecnología está evolucionando más rápidamente y para algunos es dificil seguirle el paso, por lo que, idealmente, las nuevas funciones e integraciones deberían ir acompañadas de artículos de soporte y actualizaciones para mantenerte informado sobre las novedades. Con esto en mente recuerda, más grande no siempre es mejor. Una empresa más pequeña significa más competencia y más tiempo invertido en ti, el hotelero.

Este es el segundo artículo de una serie de tres partes que te ayudarán a obtener el mejor PMS para tu negocio y presupuesto. Nuestro próximo blog se enfocará principalmente en la administración de canales y la mejor manera de integrar este componente vital con tu sistema de administración de propiedades.

Cómo elegir un sistema de gestión de propiedadades – Parte I